Mahnung erhalten: Was bedeutet das und was passiert jetzt?

Eine Mahnung ist die schriftliche Aufforderung, eine Rechnung zu bezahlen, die als offen gilt. Sie kommt von Unternehmen, Vermietern, Versicherungen oder Behörden. Eine Mahnung allein ist noch kein Gerichtsverfahren und keine Pfändung.

Wichtig ist, sie nicht mit dem Mahnbescheid zu verwechseln: Der kommt in einem gelben Umschlag vom Amtsgericht und ist etwas grundlegend anderes. Dazu weiter unten mehr.

Wie eine Mahnung aussieht

Deutsche Mahnungen sind sich sehr ähnlich. Typische Formulierungen sind „Zahlungserinnerung“, „1. Mahnung“, „letzte Mahnung“, „Zahlungsaufforderung“ oder „Wir bitten um Ausgleich des offenen Betrages“.

Fast immer enthalten sind: der ursprüngliche Rechnungsbetrag, eine Rechnungsnummer, ein Zahlungsziel als konkretes Datum, oft Mahngebühren und Verzugszinsen, und ein Hinweis auf weitere Schritte.

Der Begriff „Zahlungserinnerung“ klingt freundlicher, hat aber rechtlich dieselbe Wirkung wie eine Mahnung.

Der verbreitetste Irrtum: drei Mahnungen

Viele glauben, ein Unternehmen müsse erst dreimal mahnen, bevor etwas passiert. Das steht in keinem Gesetz.

Tatsächlich kann schon die erste Mahnung Verzug auslösen. In manchen Fällen tritt Verzug sogar ganz ohne Mahnung ein, etwa wenn auf der Rechnung ein festes Zahlungsdatum stand.

Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch gerät ein Verbraucher spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, sofern in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen wurde.

Wer auf die zweite und dritte Mahnung wartet, wartet also möglicherweise auf etwas, das nie kommt.

Welche Frist läuft jetzt?

Das Datum in der Mahnung ist eine Frist des Absenders, keine gesetzliche. Sie liegt meist bei sieben bis vierzehn Tagen.

Rechtlich entscheidend ist ein anderer Zeitpunkt: der Eintritt des Verzugs. Ab diesem Moment dürfen Verzugszinsen und Kosten berechnet werden, und der Gläubiger kann den gerichtlichen Weg beschreiten.

Die Verjährung ist davon unabhängig. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2022 verjährt damit in der Regel zum 31. Dezember 2025.

Wichtig zu wissen: Eine verjährte Forderung verschwindet nicht automatisch. Sie kann weiter angemahnt werden, nur gerichtlich durchsetzen lässt sie sich in der Regel nicht mehr, wenn die Verjährung geltend gemacht wird.

Was Mahngebühren kosten dürfen

Hier stehen in vielen Mahnungen Beträge, die so nicht zulässig sind.

Ersetzt verlangt werden darf grundsätzlich nur der tatsächlich entstandene Schaden — also Porto und Materialkosten. In der Rechtsprechung werden dafür meist Beträge im niedrigen einstelligen Eurobereich als angemessen angesehen.

Nicht erstattungsfähig ist der eigene Bearbeitungsaufwand des Unternehmens. Pauschalen von 15, 20 oder 30 Euro für eine Mahnung sind deshalb regelmäßig zu hoch.

Verzugszinsen richten sich nach dem Basiszinssatz der Bundesbank. Für Verbraucher liegen sie bei fünf Prozentpunkten darüber, im Geschäftsverkehr bei neun.

Die Kosten für die erste Mahnung sind ein Sonderfall: Sie darf in der Regel keine Mahngebühr enthalten, weil der Verzug erst durch sie ausgelöst wird.

Wer hat den Brief geschickt?

Der Absender sagt viel darüber aus, in welcher Phase die Sache steckt.

Ein Unternehmen oder Vermieter mahnt selbst. Das ist die normale erste Stufe.

Ein Inkassounternehmen wurde eingeschaltet oder hat die Forderung gekauft. Die Kosten steigen dadurch deutlich. Ob das Unternehmen überhaupt tätig werden darf, lässt sich im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister unter rechtsdienstleistungsregister.de nachsehen. Steht es dort nicht, ist Vorsicht angebracht.

Eine Behörde mahnt in eigener Form. Kommunale Forderungen und Rundfunkbeiträge können über die Verwaltungsvollstreckung beigetrieben werden, ohne dass ein Gericht eingeschaltet werden muss. Diese Briefe haben deshalb besonderes Gewicht.

Ein Amtsgericht schickt keine Mahnung, sondern einen Mahnbescheid. Siehe nächster Abschnitt.

Der gelbe Umschlag: Mahnbescheid

Der Mahnbescheid kommt vom Amtsgericht, in einem gelben Umschlag mit dokumentiertem Zustelldatum. Er ist der Beginn eines gerichtlichen Verfahrens.

Hier gilt eine gesetzliche Frist von zwei Wochen ab Zustellung, innerhalb derer Widerspruch eingelegt werden kann. Dem Mahnbescheid liegt dafür ein Formular bei.

Erfolgt kein Widerspruch, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Gegen den ist nochmals Einspruch innerhalb von zwei Wochen möglich. Danach liegt ein vollstreckbarer Titel vor, und es kann gepfändet werden.

Ein Titel wirkt lange: Titulierte Forderungen verjähren erst nach 30 Jahren.

Wichtig ist dabei: Das Amtsgericht prüft beim Mahnbescheid nicht, ob die Forderung berechtigt ist. Es prüft nur, ob das Formular korrekt ausgefüllt wurde. Ein Mahnbescheid bedeutet also nicht, dass ein Gericht die Forderung inhaltlich bestätigt hat.

Wenn die Forderung nicht stimmt

Es kommt häufig vor, dass eine Mahnung sich auf etwas bezieht, das nie bestellt oder bereits bezahlt wurde. Bekannte Fallgruppen sind untergeschobene Abo-Verträge, doppelte Abbuchungen, Forderungen an eine falsche Person bei Namensgleichheit und Schreiben von Firmen, die nur so aussehen wie Inkassounternehmen.

Aufschluss geben meist diese Punkte: Wofür genau soll gezahlt werden? Gibt es einen Vertrag oder eine ursprüngliche Rechnung? Stimmen Name und Adresse? Ist die Forderung schon verjährt? Ist der Absender im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen?

Eine Zahlung kann als Anerkennung der Forderung gewertet werden. Umgekehrt führt Schweigen bei einer berechtigten Forderung dazu, dass die Kosten weiter steigen.

Kostenlose Erstberatung zu solchen Schreiben bieten die Verbraucherzentralen in ganz Deutschland an, für Mietsachen die örtlichen Mietervereine.

Was passiert, wenn nichts geschieht

Die typische Abfolge sieht so aus:

1. Rechnung nicht bezahlt
2. Mahnung mit Gebühren und Verzugszinsen
3. Übergabe an ein Inkassounternehmen, weitere Kosten
4. Gerichtlicher Mahnbescheid
5. Vollstreckungsbescheid
6. Zwangsvollstreckung: Kontopfändung, Lohnpfändung, Gerichtsvollzieher
7. Eintrag im Schuldnerverzeichnis

Der teuerste Teil ist selten die ursprüngliche Forderung. Es sind die Kosten, die auf jeder Stufe dazukommen.

Häufige Fragen

Muss ich auf eine Mahnung antworten? Es gibt keine gesetzliche Antwortpflicht. Bleibt eine berechtigte Forderung unbezahlt, steigen jedoch die Kosten, und der Gläubiger kann den gerichtlichen Weg gehen.

Ist eine Mahnung per E-Mail gültig? Ja, eine Mahnung ist an keine bestimmte Form gebunden. Ein gerichtlicher Mahnbescheid wird dagegen förmlich per Post zugestellt. E-Mails, die sich als Mahnbescheid ausgeben, sind daher in aller Regel Betrugsversuche.

Kommt eine Mahnung in die Schufa? Eine einzelne Mahnung nicht. Gemeldet werden können unbestrittene, mehrfach gemahnte Forderungen sowie titulierte Forderungen. Wird der Forderung widersprochen, ist eine Meldung in der Regel nicht zulässig.

Wie lange kann eine alte Rechnung noch gemahnt werden? Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre zum Jahresende. Angemahnt werden kann auch danach, gerichtlich durchsetzbar ist die Forderung dann aber in der Regel nicht mehr, wenn die Verjährung geltend gemacht wird.

Was bedeutet „letzte Mahnung“? Es ist eine Formulierung des Absenders ohne eigene rechtliche Bedeutung. Sie kündigt meist an, dass als Nächstes ein Inkassounternehmen oder das gerichtliche Mahnverfahren folgt.